KI-Beratung aus Köln

KI-Beratung für den Mittelstand

Wir automatisieren wiederkehrende Büroarbeit: E-Mails, Dokumente, Datenpflege und Ansprache. Im eigenen Betrieb sank der Aufwand für fünf Textaufgaben von 26,4 auf 2,7 Stunden pro Woche.

Von Oliver Look · Stand: September 2026 · Lesezeit: ca. 11 Minuten

Kurzantwort

KI-Beratung lohnt sich für mittelständische Unternehmen, deren Mitarbeitende jede Woche mehrere Stunden mit wiederkehrender Büroarbeit verbringen: E-Mails, Angebote, Profile, Berichte, Datenpflege. Dort erstellt die KI den Entwurf oder eine feste Regel erledigt den Arbeitsschritt, ein Mensch prüft und gibt frei. Sie lohnt sich nicht, wenn eine Aufgabe nur selten anfällt, jeder Fall eine eigene Entscheidung verlangt oder die nötigen Informationen nicht digital vorliegen. Ob das auf Ihr Unternehmen zutrifft, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Auf einen Blick

Im eigenen Betrieb sank der Zeitaufwand für fünf wiederkehrende Textaufgaben von 26,4 auf 2,7 Stunden pro Woche. Das spart rund 103 Stunden im Monat.
Look & Graffelder arbeitet mit einer selbst gebauten CRM-Anwendung, die E-Mails zuordnet, Profile erstellt, Sequenzen steuert und Anrufe erfasst.
Automatisierung lohnt sich bei Aufgaben, die oft anfallen, einem Muster folgen und deren Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann.
Die technische Umsetzung verantwortet Arthur Jaron, Technical Co-Founder und zuvor sechs Jahre IT-Berater bei Accenture, auch in großen IT-Landschaften und Konzernen.
Die Zusammenarbeit hat drei Stufen: kostenloses Erstgespräch, Analysetag zum Festpreis, Umsetzung eines Falls. Konten, Vorlagen und Dokumentation gehören Ihnen.

Wie viel Zeit spart KI-Automatisierung im Mittelstand?

In unserer Personalberatung Look & Graffelder sank der Aufwand für fünf wiederkehrende Textaufgaben von 26,4 auf 2,7 Stunden pro Woche; das spart rund 103 Stunden im Monat.

Look & Graffelder GmbH ist eine Personalberatung in Köln. Sie besetzt Fach- und Führungspositionen, vor allem in Ingenieurwesen, Energie und Bau. Ein großer Teil der Arbeit ist Text: Kandidatenprofile für Kunden, Angebote, Beiträge für soziale Netzwerke, Serienmails und das tägliche Sichten von Nachrichten.

Zur Einordnung: Look & Graffelder und JOS AI Solutions haben denselben Geschäftsführer, Oliver Look. Deshalb war die Personalberatung unser erstes Projekt. Wir setzen im eigenen Betrieb ein, was wir verkaufen, und kennen daher nicht nur die Technik, sondern auch den Aufwand der Einführung im Tagesgeschäft.

Zeitaufwand bei Look & Graffelder vor und nach der Automatisierung
Aufgabe	Häufigkeit	vorher	heute	pro Woche vorher	pro Woche heute
Kandidatenprofil erstellen	10 pro Woche	40 Min.	3 Min.	400 Min.	30 Min.
Angebot erstellen	4 pro Woche	35 Min.	5 Min.	140 Min.	20 Min.
Social-Media-Kampagne mit 5 Beiträgen	1,4 pro Woche	5 Std.	25 Min.	420 Min.	35 Min.
Nachrichten-Screening	täglich (5 Arbeitstage)	45 Min.	5 Min.	225 Min.	25 Min.
Serienmail an 20 Personen inkl. Follow-ups	10 pro Woche	40 Min.	5 Min.	400 Min.	50 Min.
Summe pro Woche				1.585 Min. = 26,4 Std.	160 Min. = 2,7 Std.

Zeiten je Vorgang aus dem Arbeitsalltag von Look & Graffelder. Wochenwert = Häufigkeit × Zeit je Vorgang.

Summe: 26,4 Stunden pro Woche vorher, 2,7 Stunden heute. Die Ersparnis beträgt rund 24 Stunden pro Woche, bei durchschnittlich 4,33 Wochen pro Monat etwa 103 Stunden im Monat.

Die Hälfte der früheren Zeit entfiel auf zwei Aufgaben: Kandidatenprofile und Serienmails, jeweils zehnmal pro Woche. Der einzelne Vorgang dauerte 40 Minuten, den Aufwand machte die Menge.

In allen fünf Fällen erstellt die KI den Entwurf. Die Zeit in der Spalte „heute“ ist die Arbeit, die beim Menschen bleibt: prüfen, ergänzen, freigeben.

Wann lohnt sich KI-Beratung – und wann nicht?

KI-Beratung lohnt sich, wenn eine Textaufgabe häufig anfällt, einem Muster folgt und schneller geprüft als geschrieben ist; bei seltenen Aufgaben und bei Einzelfallentscheidungen lohnt sie sich nicht.

Es lohnt sich, wenn …

die Aufgabe mehrmals pro Woche anfällt.
die Texte einem festen Aufbau folgen: gleiche Gliederung, gleiche Quellen, gleicher Ton.
die nötigen Informationen digital vorliegen, etwa in E-Mails, im CRM, in Dokumenten oder auf Webseiten.
eine Fachkraft das Ergebnis in wenigen Minuten beurteilen kann.

Es lohnt sich nicht, wenn …

die Aufgabe nur wenige Male im Monat anfällt. Dann dauert es lange, bis sich Einrichtung und Tests bezahlt machen.
jeder Fall eine eigene Entscheidung verlangt, etwa bei Verhandlungen, Personalentscheidungen oder individueller Kundenberatung.
die Informationen nur auf Papier oder im Kopf einzelner Mitarbeitender existieren.
in den ersten Wochen niemand Zeit hat, Ergebnisse zu prüfen und Rückmeldung zu geben.
es keine konkrete Aufgabe gibt, sondern nur den Wunsch, „etwas mit KI“ zu machen.

Vorsicht bei Entscheidungen über Menschen: Der EU AI Act stuft KI-Systeme, die Bewerbungen filtern oder Bewerber bewerten, als Hochrisiko-Anwendungen ein; die Auflagen dafür gelten ab Dezember 2027. Solche Fälle klären wir vor der Umsetzung mit Ihrer Rechtsberatung.

Für eine erste Einschätzung reicht eine Rechnung: Vorgänge pro Woche mal Minuten pro Vorgang. Bei den Angeboten von Look & Graffelder waren das 4 × 35 Minuten, also 2 Stunden 20 Minuten pro Woche.

Welche Aufgaben lassen sich konkret automatisieren?

Automatisieren lässt sich wiederkehrende Büroarbeit mit festem Muster: E-Mails zuordnen und beantworten, Dokumente wie Angebote und Profile erstellen, Daten pflegen, Kontakte ansprechen und Kennzahlen erfassen.

Prozessautomatisierung braucht nicht immer KI. Manches erledigt eine feste Regel zuverlässiger, etwa das Erfassen von Anrufen. Die KI kommt dort zum Einsatz, wo Texte gelesen oder geschrieben werden. Bei Look & Graffelder läuft beides in einer selbst gebauten CRM-Anwendung und einem Karriereportal. Diese Abläufe sind dort im Einsatz:

E-Mail-Eingang

E-Mails aus mehreren Postfächern werden alle 15 Minuten dem richtigen Kontakt zugeordnet, samt Wiedervorlage.
Abwesenheitsnotizen sortiert das System aus, pro Newsletter-Versand rund 500. Die KI liest darin genannte Vertretungen heraus und schlägt sie als neue Kontakte vor.
Unzustellbare Adressen werden täglich aus dem Verteiler entfernt.

Dokumente

Kandidatenprofile: Aus dem Lebenslauf entsteht ein Profil im Hauslayout, auf Wunsch als anonymes Kurzprofil auf Deutsch und Englisch.
Stellenprofile: Aus Text, PDF, Word-Datei, Webseite oder Spracheingabe, mit Übersetzung ins Englische; nach Freigabe erscheinen sie im Karriereportal.
Angebote: Im Hausstil; die Eckdaten übernimmt die KI aus der Kundenmail.

Kontaktpflege und Ansprache

E-Mail-Sequenzen: Erste Mail, nach sieben Tagen die Nachfassmail, danach eine Anruf-Wiedervorlage. Eine Antwort stoppt die Sequenz.
Newsletter: An rund 12.000 Empfänger, mit Inhalten aus dem Stellenportal und einer Einleitung, die die KI vorschlägt.
Kontaktdaten: Die KI überträgt Angaben aus Freitext in die Felder und bereinigt Namen und Anreden. Im Test ordnete das System beim Import 87 von 100 Kontakten automatisch der richtigen Firma zu, vorher 56 – ohne Fehlgriff.

Recherche und Kennzahlen

Firmendaten, E-Mail-Adressen und Telefonnummern ergänzen angebundene Datendienste.
Neue öffentliche Ausschreibungen meldet das System täglich per E-Mail.
Die Telefonanlage meldet jeden Anruf an das CRM. Die frühere Handeintragung erfasste in einer Vergleichswoche knapp ein Fünftel davon.

LinkedIn-Beiträge

Mit ThoughtShip hat JOS AI Solutions ein eigenes Werkzeug entwickelt: Es erstellt einen LinkedIn-Beitrag inklusive Bild in wenigen Minuten. Die Führungskraft liefert Standpunkt und Freigabe.

Was geht mit derselben Technik in Ihrem Betrieb?

Dieselben Bausteine tragen überall dort, wo Texte nach Muster entstehen: Antwortentwürfe für Serviceanfragen, Angebote auf Ausschreibungen, technische Dokumentation, Protokolle und Berichte aus Notizen, die Suche im eigenen Dokumentenbestand. Ob sich das bei Ihnen lohnt, klären wir im Analysetag. Bildverarbeitung, Prognosemodelle oder die Steuerung von Maschinen gehören nicht zu unserem Schwerpunkt; dafür empfehlen wir spezialisierte Anbieter.

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

Die Zusammenarbeit hat drei Stufen: ein kostenloses Erstgespräch, einen Analysetag zum Festpreis und die Umsetzung eines konkreten Falls; nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob es weitergeht.

Kostenloses Erstgespräch
Sie schildern eine Aufgabe, die Ihr Team regelmäßig Zeit kostet. Wir fragen nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Datenlage.
Dauer
30 Minuten, telefonisch oder per Video
Ergebnis
Eine Einschätzung, ob sich ein Analysetag für Sie lohnt. Lautet die Antwort Nein, sagen wir das.
Analysetag zum Festpreis
Wir gehen mit den Beteiligten die wiederkehrenden Textaufgaben durch, erfassen Häufigkeit und Zeitaufwand und prüfen Datenquellen, vorhandene Software und Datenschutz.
Dauer
Ein Arbeitstag vor Ort oder per Video, schriftliche Auswertung innerhalb von fünf Arbeitstagen
Ergebnis
Eine priorisierte Liste automatisierbarer Aufgaben mit geschätzter Zeitersparnis, Aufwand und einer Empfehlung für den ersten Fall
Umsetzung eines konkreten Falls
Wir richten die Automatisierung für eine Aufgabe ein, testen sie mit echten Vorgängen und passen sie an, bis die Ergebnisse die Prüfung durch Ihre Fachleute bestehen. Die technische Umsetzung verantwortet Arthur Jaron. Ihr Team erhält eine Einweisung und eine schriftliche Dokumentation.
Dauer
Zwei bis sechs Wochen, abhängig von Datenlage und Anbindung
Ergebnis
Ein laufender Prozess, dessen Zeitersparnis Sie messen können

Weitere Aufgaben setzen wir danach einzeln um, oder Ihr Team übernimmt sie auf Grundlage der Dokumentation.

Was kostet KI-Beratung im Mittelstand?

Das Erstgespräch ist kostenlos, der Analysetag hat einen Festpreis, den wir Ihnen auf Anfrage nennen, und für die Umsetzung erhalten Sie nach dem Analysetag ein verbindliches Angebot.

Leistungen und Preise (netto, zzgl. USt.)
Leistung	Umfang	Preis
Erstgespräch	30 Minuten	kostenlos
Analysetag	1 Tag inkl. schriftlicher Auswertung	Festpreis auf Anfrage
Umsetzung eines Falls	2 bis 6 Wochen	Verbindliches Angebot nach dem Analysetag
Weitere Begleitung	nach Bedarf	Tagessatz auf Anfrage

Wovon hängen die Kosten der Umsetzung ab?

Vier Faktoren bestimmen den Aufwand: die Zahl der Datenquellen, die Anbindung an bestehende Systeme wie CRM oder E-Mail, die Zahl der Varianten, die ein Text abdecken muss, und die Anforderungen an den Datenschutz.

Welche laufenden Kosten kommen hinzu?

Lizenzen für KI-Dienste kosten meist einen zweistelligen Euro-Betrag pro Nutzer und Monat. Schnittstellen, die nach Nutzung abrechnen, kosten je nach verarbeiteter Textmenge. Beide Verträge schließen Sie direkt mit dem Anbieter ab.

Wie rechnet sich das?

Ein Rechenbeispiel mit den Zahlen von Look & Graffelder: 103 eingesparte Stunden im Monat entsprechen bei internen Kosten von 50 Euro pro Stunde rund 5.150 Euro im Monat. Setzen Sie für Ihre eigene Rechnung Ihre Stundenkosten und Ihre Vorgänge ein.

Was braucht ein Unternehmen, bevor es anfängt?

Drei Dinge: Daten, die digital vorliegen, eine Person, die für den Prozess zuständig ist, und klare Regeln, wer Ergebnisse freigibt.

Daten

Die KI arbeitet mit dem, was Sie ihr geben: Vorlagen, frühere Angebote, Preislisten, Lebensläufe, Notizen. Diese Unterlagen müssen digital und aktuell vorliegen. Gelungene Beispiele helfen mehr als lange Regelwerke: Fünf gute Angebote aus dem letzten Jahr zeigen, wie ein Angebot bei Ihnen aussieht.

Zuständigkeit

Jeder automatisierte Prozess braucht eine Person, die ihn fachlich verantwortet. Sie kennt die Aufgabe, bewertet die Ergebnisse in der Testphase und meldet, wenn sich Anforderungen ändern. Ohne diese Person bleibt eine Automatisierung ein Pilotprojekt.

Freigaben

Legen Sie fest, welche Ergebnisse ein Mensch vor der Verwendung prüft und welche nach Stichprobe laufen dürfen. Entscheiden Sie außerdem, welche Daten in welche KI-Dienste gehen dürfen. Das ist eine Entscheidung der Geschäftsführung, nicht allein der IT.

Wer berät Sie?

Oliver Look verantwortet Analyse, Wirtschaftlichkeit und Einführung, Arthur Jaron die technische Umsetzung – mit sechs Jahren IT-Beratung bei Accenture und Erfahrung aus Konzernprojekten.

Oliver Look

Geschäftsführer, JOS AI Solutions UG (haftungsbeschränkt)

Oliver Look führt neben JOS AI Solutions die Personalberatung Look & Graffelder in Köln. Dort hat er die Automatisierung verantwortet, deren Zahlen Sie oben sehen. In der Beratung ist er für Analyse, Wirtschaftlichkeit und Einführung zuständig.

LinkedIn-Profil von Oliver Look

Arthur Jaron

Technical Co-Founder bei ThoughtShip (JOS AI Solutions)

Arthur Jaron verantwortet die technische Umsetzung, auch in großen IT-Landschaften mit ihren Anforderungen an Sicherheit, Schnittstellen und Freigaben.

seit 2026 Technical Co-Founder bei ThoughtShip
2024–2026 Mitgründer von Neuzeit Cloud, KI-Plattformen auf Kubernetes
seit 2021 Selbstständiger Management- und Tech-Berater für Softwareentwicklung (Cloudkoloss)
2015–2021 IT-Berater bei Accenture DACH
2013 M.Sc. Wirtschaftswissenschaften, Universität Bielefeld

LinkedIn-Profil von Arthur Jaron

Welche Fragen klären wir vor dem Start?

Wir klären Kosten, Dauer, Datenschutz, die Anforderungen des EU AI Act, die technische Infrastruktur und Ihre Unabhängigkeit von Anbietern.

Was kostet der Einstieg?

Das Erstgespräch ist kostenlos. Der Analysetag hat einen Festpreis, den wir Ihnen auf Anfrage nennen. Für die Umsetzung erhalten Sie nach dem Analysetag ein verbindliches Angebot.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Die schriftliche Auswertung des Analysetags erhalten Sie innerhalb von fünf Arbeitstagen. Ein erster automatisierter Prozess läuft zwei bis sechs Wochen nach Beginn der Umsetzung. Wie schnell es geht, hängt vor allem davon ab, wie leicht Ihre Daten erreichbar sind.

Ist KI-Automatisierung mit der DSGVO vereinbar?

Ja, wenn Dienste und Datenflüsse passen. Personenbezogene Daten gehören nur in KI-Dienste, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht und die Ihre Eingaben nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Welche Daten wohin fließen, prüfen und dokumentieren wir für jedes eingesetzte Werkzeug.

Müssen unsere Mitarbeitenden nach dem EU AI Act geschult werden?

Eine feste Schulungspflicht mit einem bestimmten Kompetenzniveau sieht das Gesetz nicht mehr vor. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, verlangt Art. 4 der KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen, die den Aufbau von KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden unterstützen. In der Umsetzung weisen wir die Mitarbeitenden ein, die mit dem automatisierten Prozess arbeiten, und dokumentieren die Einweisung.

Läuft die KI in der Cloud oder auf einem eigenen Server?

Beides ist möglich. Cloud-Dienste sind schneller eingerichtet und bieten derzeit die stärkeren Sprachmodelle; mehrere Anbieter verarbeiten Daten auf Wunsch in der EU. Ein eigener Server hält alle Daten im Haus, verlangt aber Hardware, Wartung und Fachwissen. Welche Variante zu Ihren Daten passt, entscheiden wir im Analysetag gemeinsam.

Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?

Für den Einstieg nicht. Für die Automatisierung von Textarbeit reichen Cloud-Dienste und Werkzeuge, die im Browser laufen. Ihre IT, intern oder als externer Dienstleister, binden wir ein, sobald Systeme wie CRM, E-Mail oder Dateiablage angeschlossen werden.

Setzen Sie auch in großen IT-Landschaften um?

Ja. Arthur Jaron, Technical Co-Founder bei ThoughtShip, setzt Automatisierungen auch in Konzernstrukturen um, mit deren Anforderungen an Sicherheit, Schnittstellen und Freigabeprozesse. Er war sechs Jahre IT-Berater bei Accenture und hat mit Enterprise-Kunden in Projekten mit mehr als 100 Beteiligten gearbeitet. Welche Regeln Ihre IT vorgibt, klären wir vor dem ersten Schritt.

Wie vermeiden wir, von Ihnen oder einem KI-Anbieter abhängig zu werden?

Konten und Verträge mit KI-Diensten laufen auf Ihren Namen, Vorlagen und Prompts gehören Ihnen, und jeder Ablauf ist schriftlich dokumentiert. Wir halten Vorlagen und Regeln getrennt vom eingesetzten Sprachmodell, damit Sie den Anbieter wechseln können. Ihr Team kann den Prozess ohne uns weiterführen.

Ersetzt KI unsere Mitarbeitenden?

In den Aufgaben, um die es hier geht, nicht. Die KI übernimmt Entwürfe und Routinearbeit; Prüfung, Entscheidung und Kundenkontakt bleiben bei Ihren Fachkräften. Ziel ist, dass diese weniger Zeit mit Routinetexten verbringen.

Beraten Sie auch vor Ort?

Ja. Termine vor Ort bieten wir in Köln, Düsseldorf und im Rheinland an, bundesweit arbeiten wir per Video. Den Analysetag führen wir bevorzugt vor Ort durch, weil Abläufe am Arbeitsplatz schneller sichtbar werden.

Was ist der erste Schritt?

Ein Anruf oder eine E-Mail. Bringen Sie zum kostenlosen Erstgespräch eine Aufgabe mit, die Ihr Team jede Woche Zeit kostet, und eine grobe Schätzung, wie oft sie anfällt. Nach 30 Minuten wissen Sie, ob sich ein Analysetag für Sie lohnt.

Die Angaben zu DSGVO und EU AI Act sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung.

Wie erreichen Sie uns?

Per Telefon unter +49 151 42398759 oder per E-Mail an oliver.look@thoughtship.ai; Sie sprechen direkt mit Oliver Look.

Oliver Look

Geschäftsführer, JOS AI Solutions UG (haftungsbeschränkt), Köln

Anrufen: +49 151 42398759 E-Mail schreiben

Kostenloses Erstgespräch: 30 Minuten, telefonisch oder per Video.